Atualmente todas as auditorias e serviços de supervisão realizados nas 39 cooperativas do Sicoob Credisulca são totalmente digitais
O Sicoob Central SC/RS já possui todo o seu sistema de supervisão e auditorias completamente informatizado, não sendo utilizado mais nenhum papel, o que garante maior sustentabilidade e agilidade nos procedimentos. Uma consulta de informação sobre anos anteriores, que normalmente poderia demorar um dia, hoje pode ser feita em menos de 10 minutos, pesquisando os arquivos informatizados, informa a gerente de Supervisão do Sicoob Central SC/RS, Elisete Cavalieri. A Gerência de Supervisão é a pioneira na Central SC/RS a concluir todo o procedimento de informatização dos processos de supervisão e auditoria.
O trabalho iniciou em 2014 e foi concluído em 2015, quando foram digitalizadas todas as pastas dos últimos seis anos. No total, 700 caixas que geraram 568.916 imagens digitalizadas. O investimento foi de R$ 78,4 mil com a contratação da empresa Tridial Arquivos, de Itajaí (SC), que trabalhou em conjunto com os assistentes de Auditoria, Airton dos Santos e Fernanda Loch, e a analista de Controles Internos e Risco Operacional, Lilian Wilpert, sob a coordenação da gerente de Supervisão, Elisete Cavalieri, da Central SC/RS.(/p>
Atualmente todas as auditorias e serviços de supervisão realizados nas 39 cooperativas do Sicoob Credisulca são totalmente digitais, informa Rafael Hochsprung, supervisor de Auditoria Direta da Central SC/RS. Ninguém mais sabe o que é usar papel por aqui, brinca Fernanda Loch, assistente de Auditoria.
Restam poucos arquivos em meio físico, como por exemplo, ofícios do Departamento de Organização do Sistema Financeiro (Deorf) do Banco Central do Brasil, mas tudo caminha para a completa eliminação dos meios tradicionais de comunicação por papéis e arquivamento de documentos.
Antes de iniciar esse programa de transformação de documentos físicos em digitais, o Sicoob Central SC/RS dispunha de uma sala de 24 metros quadrados, em Barreiros, Florianópolis, somente para a guarda das caixas. Cada vez que se necessitava de uma informação dos últimos anos, um funcionário precisava se deslocar até o local para fazer a pesquisa. Além disso, por abrigar tantos papéis, fazia-se todo um serviço regular de higiene e conservação, necessários para a preservação dos documentos.
Mesmo assim, havia sempre um risco maior, o de um incêndio, por exemplo, que poderia eliminar definitivamente os documentos. Com o sistema informatizado, são realizados vários back-ups, o que significa que todo o acervo está a salvo em vários lugares ao mesmo tempo.O acesso às informações digitalizadas é realizado de forma remota e por usuários devidamente autorizados e com perfis de segurança pré-definidos pela Gerência de Supervisão. Hoje é possível identificar, portanto, todos que acessam as informações, o que aumenta ainda mais a margem de segurança, informa Lilian.
A produtividade no setor cresceu muito e melhorou também a sustentabilidade, pois já não há trânsito de malotes, utilização de papéis, uso de automóveis, deslocamentos e outros procedimentos que eram comuns anteriormente, conclui Airton dos Santos, assistente de Auditoria da Central SC/RS.
